Si usted es como muchos otros residentes de California, seguramente le preocupa qué es lo que exactamente tiene permitido descubrir un empleador acerca de usted como parte de la rutina de verificación de antecedentes de los empleados. Existe un vasto número de reglas que rigen la verificación de antecedentes de los empleados, tanto a nivel federal como a nivel estatal.

Un reciente caso de la Corte Suprema de California giró en torno a la historia y propósitos de varios de los sistemas legales que tienen relación con la verificación de antecedentes de los empleados, y determinó que la Ley de Agencias de Información Comercial Sobre Créditos al Consumidor (“ICRAA”, por sus siglas en inglés) no es imprecisa inconstitucionalmente, a pesar de las numerosas metas y protecciones coincidentes que la ICRAA comparte con la Ley de Agencias de Información Crediticia al Consumidor de California (“CCRAA”). Por sí solo, el caso establece, de forma sencilla, que los requerimientos de la ICRAA deberán ser cumplidos, inclusive si pareciese que, predominantemente, incluyen también a la CCRAA. 

I. Ley Federal – Ley de Información Crediticia Imparcial

En 1970, el Congreso aprobó la Ley de Información Crediticia Imparcial (“FCRA”, por sus siglas en inglés). La FCRA definió la “información al consumidor” para incluir la “capacidad de crédito, solvencia crediticia, carácter, reputación general, características personales o modo de vivir” de un individuo.  La FCRA rige, específicamente, las “verificaciones de antecedentes” con el objetivo principal de “contratar, ascender, retener o reasignar”. Como punto importante, la FCRA distinguió las informaciones al consumidor que contuviesen datos obtenidos en entrevistas personales de aquellas informaciones al consumidor que hayan sido reunidas por otros medios. En otros términos, la FRCA marcó una diferencia entre la información obtenida al revisar su compra e historial de pagos (entre otras cosas) y los datos obtenidos por preguntas respondidas a las personas.

A través del tiempo, el gobierno federal se dio cuenta de lo importante que tales protecciones eran para los consumidores, empleados y similares. Como respuesta a este descubrimiento, el Congreso aprobó la Ley Ómnibus de Asignaciones Consolidadas de 1997, que fue designada para mejorar las protecciones de privacidad previas a los consumidores de la FCRA.

En general, estas reglas hacen referencia a las informaciones de antecedentes creadas por empresas externas: una empresa no necesariamente necesitaba cumplir con los requerimientos de la FCRA si realizaban el reporte por su cuenta, sin ayuda externa. Es importante recordar que, bajo la cláusula de supremacía, se requiere que las leyes estatales provean al menos tanta protección como sus contrapartes federales (a excepción de ciertas circunstancias que van más allá de los límites de este artículo) – no hay ninguna regla que prohíba al estado dar mayor protección que la ley federal. Dentro de este contexto, California es un estado que brinda a sus ciudadanos mayores protecciones que el gobierno federal. En la próxima sección discutiremos el nacimiento de la ICRAA y CCRAA de california, sus propósitos específicos y algunos de los requerimientos de tales leyes.

2. Ley de California – La ICRAA y la CCRAA

Como lo mencionamos anteriormente, la ley federal es una base, pero no pone todos los límites. Asimismo, los estados como California apuntaron a proteger a sus ciudadanos, en el contexto de las contrataciones, más que los sistemas legales federales.

Inicialmente, las leyes de California imitaron a la FCRA (oponiéndose a reflejar los propósitos de los estatus de la ley, y al perseguir tales propósitos con mayor vigor). 5 años después de la adopción de la Ley de Información Crediticia Imparcial, California dio su primer gran paso hacia amparos más fuertes para aquellos empleados potenciales al aprobar la primera iteración de la ICRAA y de la CCRAA. En 1998, California dejó de diferenciar los propósitos de información y comenzó a enfocarse en la naturaleza de la información obtenida.

En 1970, mismo año en el que el Congreso aprobó la FCRA, California aprobó la Ley de Información Crediticia Imparcial, que rigió los “informes de evaluación crediticia”, los cuales incluyeron los registros crediticios del consumidor y las clasificaciones vigentes para la época. En 1975, la legislatura de California comprendió que su Ley de Información Crediticia Imparcial previa no cubría todo lo que pretendían abarcar, por lo que la derogaron. En su lugar, California decretó la ICRAA y la CCRAA para regir los informes de antecedentes de los consumidores, incluyendo las verificaciones realizadas para propósitos de contratación.

Tanto la ICRAA como la CCRAA fueron creadas a imagen y semejanza de la FCRA: diseñadas para alcanzar metas complementarias, pero no idénticas. Los propósitos de los estatutos funcionaban para garantizar que las agencias de información al consumidor (“CRAs”, por sus siglas en inglés) “realizaran sus importantes responsabilidades con equidad, imparcialidad y respeto hacia los derechos de privacidad de los consumidores”.

Como originalmente se decretó, la ICRAA abordó todos los informes al consumidor que incluyeran información de carácter obtenida únicamente a través de entrevistas personales. El estatuto fue, en parte, ideado para proteger a los consumidores del robo de identidad al otorgarles “copias de los informes investigativos al consumidor que se les fueran realizados”.

Hasta 1998, los informes al consumidor fueron calificados bajo ya haya sido la CCRAA o la ICRAA. Esta distinción estuvo, en mayor parte, fundamentada sobre la metodología empleada para recolectar la información que terminó en tales informes. La CCRAA definió el “reporte de crédito de un consumidor” para incluir “información escrita, oral o a través de cualquier otro medio de comunicación de la agencia de información al consumidor que sufrague el valor del crédito, solvencia crediticia, o capacidad crediticia, que sea empleada o espere ser empleada… para… propósitos de contratación”.

La definición de la CCRAA excluyó “cualquier informe que contuviese información, únicamente, sobre el carácter del consumidor, reputación general, características personales o el modo de vida y que fuese obtenida a través de entrevistas personales con vecinos, amigos o asociados del consumidor y de los cuales haya hecho reporte, u otros con quien esté familiarizado o quien pareciera tener información sobre alguno de los elementos”. Así, algunos de los informes que contuviesen información reunida a través de entrevistas personales eran, solamente, regidas por la ICRAA. Sin embargo, tanto la ICRAA como la CCRAA presidían informes que contuviesen información relacionada con el carácter y solvencia crediticia, fundamentada en datos públicos y entrevistas personales que fueron empleadas para propósitos de antecedentes de contratación.

Dos años después de que el Congreso aprobó la Ley Ómnibus de Asignaciones Consolidadas de 1997, California adoptó medidas para una gran parte de los empleadores que utilizaban verificaciones de antecedentes para ejecutar revisiones previas de sus postulantes, y pretendió “fomentar la divulgación y precisión de las verificaciones de antecedentes, especialmente en los contextos de arriendo, contratación y seguros”. La respuesta de California serviría para modificar la ICRAA para que esta, a su vez, eliminase las limitaciones de las entrevistas personales y expandiese el alcance del estatuto para incluir información de carácter obtenida bajo la CCRAA o “conseguida a través de cualquier medio”.

La ICRAA modificada indicaba que “agencia de información comercial al consumidor” podría proveer un “informe comercial al consumidor” presentada por una persona distinta a la que fue sometida al informe bajo circunstancias limitadas. Tal informe podrá ser otorgado a la persona que “pretenda emplear tal información para propósitos de contratación”.

Aquella empresa que reúna información sobre el “carácter moral, características personales, reputación general y modo de vida” de un individuo se le referirá como una Agencia de Información Comercial Sobre Crédito al Consumidor (“ICRA”, por sus siglas en inglés).

Las modificaciones de las ICRAA requieren, eventualmente, de una ICRA, que funciona al recoger información para propósitos de contratación “mayores a sospechas, infracciones o faltas del comportamiento como sujeto de la investigación”, para “certificar que la agencia de información comercial sobre crédito al consumidor” haya provisto al consumidor con una “divulgación escrita, clara y conspicua” de los requerimientos de divulgación de la ley, así como para determinar que se le brindó una autorización por escrito al consumidor de la adquisición del informe.

En el caso de que el receptor de un informe investigativo tome una acción de contratación adversa en contra del consumidor, fundamentada en la información dentro del informe, la persona que ejecute tal acción deberá brindar al consumidor el nombre y dirección de la agencia de información comercial que proveyó tal informe.

California enmendó su ley una vez más, con relación a las verificaciones de antecedentes de los postulantes a trabajos en el 2001: y les proporcionó mejores protecciones que las que, previamente, podría obtener un postulante.

Una vez que un empleador potencial busca una contratación con un empleado, California requiere el envío de amplias notificaciones al postulante, más de las que son requeridas por la FCRA. Antes de permitir que una agencia externa recopilase una información sobre un postulante, el mismo deberá: (1) informar al empleador del propósito del reporte, (2) informar al empleador del nombre, número y dirección de la empresa que está realizando el reporte, (3) informar al empleador de sus derechos para revisar todos los reportes obtenidos por la empresa que está recopilando la información; y (4) proveer al empleador una copia del informe dentro de (3) días hábiles luego de la recepción del empleador, en caso de que el empleado solicite recibir el informe.

Está prohibido que un empleador obtenga el informe de antecedentes de un empleado sin el consentimiento de este último. Tal y como fue mencionado anteriormente, las leyes de California están añadidas a y no funcionan en vez de la FCRA; un empleado está cubierto de todas las protecciones establecidas en la Parte I de estas series.

El caso de Connor v. First Student, Inc. podría parecer inconsecuente, pero se mantiene por el principio de que cualquier verificación de antecedentes, inclusive alguna que implique a la CCRAA, requiere que el empleador cumpla con los requerimientos de la ICRAA si la verificación de antecedentes ha sido reportada sobre “el carácter, reputación general, características personales o modo de vida” de Connor. Esto es, particularmente, importante en los tiempos modernos, donde se emplean diversos métodos creativos de investigación de potenciales empleados; es crucial que los empleados estén conscientes de qué está sucediendo precisamente.